Las ferias y congresos son mucho más que simples encuentros; representan oportunidades para establecer conexiones en persona con clientes, colaboradores y socios estratégicos. Estos eventos son un escaparate clave donde las empresas no solo exhiben sus últimas innovaciones, sino que también construyen conexiones, exploran nuevas posibilidades de negocio y están al día de las novedades de los mercados.
De acuerdo con el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa de España, en 2024 se realizaron 102 ferias y congresos internacionales. Madrid lidera el sector con un 44 % del mercado, exhibiendo un notable aumento en comparación con el año previo, seguido de Barcelona (22 %) y Valencia (13 %).
No obstante, entre tantas opciones, surgen grandes interrogantes: ¿en cuáles de estas ferias debería estar presente?, ¿cómo puedo medir el rendimiento de la inversión?, ¿qué tácticas debo usar para destacar y atraer la atención de mi público objetivo?, ¿qué estrategias de comunicación debo considerar? En este artículo, te proporcionamos las claves para que tu presencia en ferias y congresos resulte productiva y sea un éxito.
Antes de avanzar en los detalles, es importante hacer un breve paréntesis para planear tus objetivos comerciales y definir las ubicaciones clave. A partir de estas decisiones, podrás determinar en qué ciudades o países deseas tener presencia, ya sea mediante la instalación de un stand en una feria o movilizando a tu equipo de ventas hacia esas ferias y congresos.
ÍNDICE
- Definir una estrategia de comunicación externa
- ¿Cómo preparar tu participación en una feria?
- Preguntas y respuestas sobre tu presencia en ferias y congresos
Definir una estrategia de comunicación externa
El inicio del año es el momento en el que las organizaciones definen su plan de marketing y comunicación, así como las acciones y los canales a través de los cuales pondrán en marcha sus objetivos. En este contexto, es vital incluir en la estrategia externa no solo las relaciones con los medios y la gestión de redes sociales, sino también una planificación detallada de la participación en ferias y eventos.
La selección de ferias debe alinearse con los objetivos empresariales y comerciales de tu organización.
Si este año has decidido invertir en tener presencia en ferias y eventos en España u otros países, existen dos variantes a tener en cuenta:
• Ferias sectoriales: espacios donde se agrupan competidores directos y asistentes que ya buscan servicios similares a los que ofreces. En estas, el objetivo es el branding y generar visibilidad.
• Ferias complementarias: eventos donde tu oferta puede presentarse como una solución innovadora y complementaria en un contexto distinto, permitiéndote explorar nichos específicos. Por ejemplo, si tu empresa se especializa en inteligencia artificial, podrías considerar ferias tecnológicas centradas en IA, pero también buscar eventos en sectores como la salud o la ingeniería biomédica, donde tus soluciones podrían aportar un valor añadido.
En Nativa-PR, comprendemos la importancia de elegir estratégicamente las ferias que maximicen el retorno de tu inversión. Por ello, ofrecemos asesoría de mercado personalizada, diseñada para analizar y entender los factores clave de tu sector y tu presencia en éste. Este enfoque te permitirá identificar las ferias y congresos más adecuados para posicionar tu marca y maximizar tus leads.
¿Cómo preparar tu participación en una feria?
Aunque las ferias y empresas externas ofrecen servicios extras para el montaje y diseño, para asegurar el éxito en una feria, es esencial trabajar en dos áreas:
• Organización del stand y los materiales gráficos.
• Gestión de invitaciones y relaciones públicas.
Organización del stand
La planificación del espacio es clave para captar la atención de los asistentes y proyectar una imagen profesional. Como hemos mencionado anteriormente, puedes encontrar servicios extras para la organización del stand, desde diseños de stands, kits de exposición, alquiler de equipos audiovisuales, etc. Para la organización del stand asegúrate de:
• Elegir una ubicación estratégica: opta por espacios de alto tráfico para mayor visibilidad.
• Diseño y montaje del stand: invierte en un diseño gráfico atractivo y en la producción e instalación de elementos que potencien tu marca.
• Preparación materiales: incluye folletos, códigos QR o catálogos digitales que faciliten el acceso rápido a la información de tu negocio.
Organización interna y relaciones públicas
Contar con un equipo de comunicación experto durante los días de la feria es clave en este aspecto:
• La elaboración de un plan ad hoc de comunicación y gestión de relaciones públicas antes, durante y después del evento es fundamental
• Difusión en redes sociales y medios: anuncia tu participación y comparte actualizaciones en tiempo real.
• Invitaciones personalizadas: contacta a clientes actuales y potenciales para coordinar reuniones durante la feria.
• Colaboración con la prensa: invita a periodistas para generar cobertura mediática y entrevistas.
Para sacarle el máximo provecho a tu participación en una feria, la asistencia de Nativa PR en ferias internacionales ofrece apoyo en relaciones públicas y difusión a las empresas que asistan a ferias internacionales en España, Alemania y México. Estamos listos para presentarte a periodistas del sector y gestionar entrevistas y publicaciones que beneficien la presencia de tu marca.
Preguntas y respuestas sobre tu participación en ferias y congresos
¿Qué debo hacer una vez finalizada la feria?
- Tómate un momento para reflexionar sobre el evento: ¿qué salió bien?, ¿qué podrías hacer mejor la próxima vez?
- Conéctate con tus contactos: envíales un correo electrónico agradeciendo su tiempo y proponiendo otro futuro encuentro.
- Analiza los resultados: si tu evento tenía objetivos específicos, analiza si los lograste y qué impacto tuvieron en tu actividad. Si buscas apoyo externo durante tu participación en ferias en España, Alemania o México, estaremos encantados de ayudarte.
¿Cuántos leads son necesarios para valorar una presencia como exitosa?
- Si estableciste un objetivo claro antes del evento (por ejemplo, generar 50 leads), ese número será tu referencia.
- A veces es más importante la calidad de los leads que la cantidad. Un lead altamente calificado puede ser más valioso que varios leads menos relevantes.
- Retorno de inversión (ROI): evalúa el coste del evento en relación con los leads generados y el potencial de ingresos. Si los leads generados tienen un alto potencial de conversión, incluso un número menor puede ser considerado exitoso. Visita nuestra página para encontrar otros artículos relacionados a ferias y congresos.
¿Cómo valoro el retorno de la inversión?
- Define tus costes: suma todos los gastos relacionados con la inversión. Esto puede incluir costes de marketing, publicidad, personal, materiales…
- Calcula los ingresos generados: determina cuánto dinero has ganado como resultado de esta inversión. Esto puede incluir ventas directas, nuevos clientes, o cualquier ingreso adicional que puedas atribuir a la inversión.
- Usa la fórmula del ROI:
ROI = Ingresos – Inversión
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Considera otros factores: además del cálculo numérico, piensa en otros beneficios que podrías haber obtenido, que son intangibles, como el aumento de la visibilidad de la marca, la generación de leads (a futuro leads con conversión) o la creación de nuevas relaciones con clientes y medios de prensa. En Nativa-PR te ayudamos a contactar a los periodistas especializados en tu sector. ¡Escríbenos a info@nativa-pr.com!